خطة زيارات شهرية لكل مندوب
بعرض فردي وعرض للفريق
يدير STOS CRM الجانب التجاري للمحطة: خطط الزيارات والأنشطة والاستفسارات وعروض الأسعار المسعّرة مقابل أسعار موردين حقيقية، والتأهيل وتذاكر الخدمة والعمولة. وهو يقرأ سجل العملاء نفسه الذي تصدر المحطة فواتيرها عليه، فتُقاس نتائج المبيعات من عمل مسجَّل لا من جدول جانبي.
شاشات ملتقطة من التطبيق أثناء تشغيله. وقد استُبدلت أسماء العملاء والموظفين والموردين قبل الالتقاط. وواجهة التطبيق باللغة الإنجليزية.
أداة المبيعات العامة تتعامل مع عرض السعر كرقم واحد. أما عرض سعر المحطة فهو مجموعة بنود، لكل بند أساس تسعير وكمية وسعر تبيع به وسعر يتقاضاه منك المورد. بُني STOS CRM حول هذه البنية، فيكون هامش الربح ظاهراً أثناء كتابة العرض لا بعد إصدار الفاتورة. وينطبق الأمر نفسه على سجل العميل: فالعميل المحتمل هنا له نوع بضاعة وحجم حاويات متوقع وتاريخ تعامل مع المحطة.
بعرض فردي وعرض للفريق
مرشَّحة حسب النوع والموظف والعميل والتاريخ
وتُعدَّل بسبب مكتوب، وتُقفل شهرياً
ثلاث شاشات تغطي يوم العمل: قائمة بما هو مستحق، والخطة التي جاء منها، وسجل الأنشطة الكامل خلفها.
قائمة واحدة بما هو مستحق، تحمل كل سطر فيها مرجع النشاط والعميل وتاريخ الاستحقاق والتفاصيل. ومن هنا تبدأ جدولة زيارة، وتسجيل استفسار، وإضافة نشاط، وتوثيق زيارة منفَّذة.
بنود خطة الشهر، قابلة للتبديل بين خطتي وخطة الفريق. يحمل كل بند التاريخ والوقت المخطَّطين والغرض والملاحظات والحالة والسبب والتذكيرات. وتعديل الخطة يُبقي التاريخ الأصلي مسجَّلاً، فتظل الزيارة المؤجَّلة ظاهرة كمؤجَّلة.
كل نشاط بمرجعه والعميل أو العميل المحتمل والنوع والموظف والتاريخ والوقت المخطَّطين والتاريخ الفعلي والحالة. تُحتسب كإجمالي ومخطَّط ومنفَّذ، وتُرشَّح حسب النوع والموظف والعميل والفترة.
دفتر العملاء مسار تدرُّج لا دليل عناوين. يحمل كل سجل المرحلة التي بلغها وآخر نشاط جرى عليه.
الدفتر الكامل بالنوع والمرحلة ومسؤول الحساب ونوع البضاعة والحجم المتوقع ومصدر العميل وآخر نشاط. محتسَب حسب المرحلة عبر: محتمل، جرى التواصل، استفسار، عرض سعر، مؤهَّل، ومرشَّح حسب النوع ومسؤول الحساب ونوع البضاعة.
تسجيل بيانات الشركة وجهة الاتصال مع المندوب المسؤول ونوع السلعة وحجم الحاويات المتوقع والأساس المقاس عليه. وتُسجَّل جهات اتصال متعددة وأطراف مرتبطة على الشركة الواحدة.
يقسم الدفتر إلى غير مؤهَّل ومؤهَّل، ولكل منهما مسؤول الحساب وآخر نشاط، فيظهر العميل الذي صدر له عرض سعر ثم انقطع بدل أن يضيع في القائمة.
تذاكر الخدمة بالعميل والتصنيف والتاريخ والمسؤول والحالة ومدة البقاء. والتصنيفات مطابقة لعمل المحطة: المناولة، والجمارك والمستندات، والمعدات، والتخزين والساحة.
هنا يصبح الاهتمام رقماً. كل بند يحمل ما تبيع به وما يكلفك، في الشاشة نفسها.
استفسارات مسجَّلة بقناة ورودها والعميل ونوع البضاعة والحجم، وقابلة للتحويل إلى فرصة دون إعادة إدخال البيانات.
الفرصة تحمل بنود التكلفة: أساس التسعير والكمية وسعر البيع للعميل وسعر المورد، فيكون الهامش محتسَباً أثناء البناء لا بعده.
طلب سعر من مورد مقابل بند تكلفة بعينه، وتتبُّع حالته حتى يرد السعر ويُستخدم في التسعير.
سجل عروض الأسعار برقم الإصدار وتاريخ الصلاحية والقيمة والحالة: مسودة، معتمد، مُرسَل، مقبول، منتهي الصلاحية.
لا شيء هنا يُدخَل مرة ثانية. كل رقم محتسَب من الأنشطة وعروض الأسعار والتذاكر المسجَّلة أصلاً.
لكل موظف وفترة، موزَّعاً على المبيعات والجانب التجاري والتقدُّم والحسابات والزيارات، مع إمكانية النزول إلى النشاط الفردي بتاريخه ووقته والعميل المستهدف ونوع النشاط ومرجعه.
لكل موظف: الخطط والزيارات والاجتماعات والعملاء الذين جرى التواصل معهم والأنشطة المفتوحة والمغلقة ونسبة الإنجاز. ولكل عميل: الاستفسارات وعروض الأسعار والتذاكر وإجمالي النشاط للشهر.
المبلغ المحتسَب والتعديل والإجمالي لكل موظف، مع بيان القاعدة المطبَّقة والأساس المستخدم والمبلغ المطبَّق عليه والنسبة. والتعديل يتطلب سبباً، ويُقفل الشهر بعد الاعتماد.
ثلاث عشرة قائمة إعداد تحمل المفردات التي يستخدمها باقي الوحدة. بنود التكلفة وقواعد العمولة وأغراض الزيارة وتصنيفات التذاكر وخطوط التبعية يحافظ عليها مسؤول النظام، ولهذا تستطيع محطتان تشغيل النسخة نفسها بقواعد تجارية مختلفة.
تُمنح الصلاحيات لكل وحدة ولكل دور على حدة، فيرى شخصان مسجّلان في المنصة نفسها عملاً مختلفاً.
| الدور | ما يعمل عليه الدور |
|---|---|
| مندوب المبيعات | مساحة عمله وخطته الشهرية وأنشطته واستفساراته وفرصه وعروض أسعاره |
| مدير المبيعات | خطة الفريق واعتماد عروض الأسعار وأداء الموظفين على مستوى الفريق |
| الإدارة التجارية | طلبات أسعار الموردين وبنود التكلفة وقالب عرض السعر وأساس التسعير |
| خدمة العملاء | الشكاوى والتذاكر والتصنيفات والمسؤوليات ومدد البقاء |
| المالية | قواعد العمولة والعمولة المحتسَبة والتعديلات وإقفال الشهر |
| مسؤول النظام | قوائم الإعداد وصلاحيات الأدوار وإسنادها |
CRM ليس دليل عناوين منفصلاً يتقادم مع الوقت. فهو يعمل على خدمة الهوية نفسها وسجل العملاء نفسه وطبقة التقارير نفسها التي يعمل عليها جوهر STOS، فتكون الشركة التي يسعّر لها المندوب هي الشركة التي تخزّن المحطة حاوياتها بالفعل.
بالنسبة للعمل التجاري للمحطة، نعم. فهو يغطي خطة الزيارات والأنشطة والاستفسارات والفرص وعروض الأسعار والتأهيل وتذاكر الخدمة والعمولة. والفارق أنه يعمل على سجل العملاء الذي تصدر عليه المحطة فواتيرها، وأن عرض السعر فيه مبني على بنود تكلفة لها سعر بيع وسعر مورد، لا على رقم إجمالي واحد.
كل بند في الفرصة يحمل أساس تسعير وكمية وسعراً تبيع به للعميل وسعراً يتقاضاه المورد. ويُحتسب الفارق أثناء بناء العرض، فتظهر القيمة التجارية مقابل قيمة الموردين على لوحة الإدارة قبل إرسال العرض لا بعد إصدار الفاتورة.
من شاشة طلبات أسعار الموردين. يُرسَل الطلب مقابل بند تكلفة بعينه، وتُتابَع حالته حتى يرد السعر، ثم يصبح متاحاً للتسعير. فالسعر المستخدم في العرض له مصدر مسجَّل.
نعم، بقاعدة. تُظهر الشاشة المبلغ المحتسَب لكل موظف والقاعدة المطبَّقة والأساس المستخدم والمبلغ المطبَّق عليه والنسبة. ويمكن إدخال تعديل، لكنه يتطلب سبباً مكتوباً، ويُقفل الشهر بعد الاعتماد فلا يتغير بأثر رجعي.
يعتمد على دوره. المندوب يرى خطته وأنشطته، ومدير المبيعات يبدّل بين العرض الفردي وعرض الفريق ويعتمد عروض الأسعار ويطّلع على أداء الفريق. والصلاحيات تُمنح لكل دور على حدة.
يُحتفظ بالتاريخ الأصلي على البند إلى جانب التاريخ الجديد. فتظهر الزيارة كمؤجَّلة في الخطة والتقرير الشهري، ولا تختفي إعادة الجدولة بصمت.
بالطريقة التي تعمل بها المحطة: المناولة، والجمارك والمستندات، والمعدات، والتخزين والساحة. وتحمل كل تذكرة العميل والمسؤول والحالة ومدة البقاء، والتصنيفات نفسها قابلة للتعديل من قوائم الإعداد.
نعم. تُستورد الشركات وجهات الاتصال والأطراف المرتبطة إلى سجل العملاء، ويمكن تحميل عروض الأسعار السابقة كسجل تاريخي. وقوائم الإعداد مثل بنود التكلفة وأغراض الزيارة وتصنيفات التذاكر تُهيَّأ لتطابق مفرداتكم الحالية قبل التشغيل.
أحضروا عملاءكم وتعرفاتكم وأحجامكم، ونستعرض الوحدة من أولها إلى آخرها على نظام يعمل.