قائمة واحدة لكل مشكلة، داخلية كانت أو من عميل
تنال طلبات الدعم التتبُّع نفسه الذي تناله حركة حاوية. تُسجَّل التذكرة وتُصنَّف ويملكها شخص بعينه، وتُصعَّد إن تجاوزت حدّها الزمني، وتُقفل بسجل لما نُفِّذ بشأنها فعلاً.
مشكلة في بريد أحدهم هي مشكلة لا يملكها أحد
تصل طلبات الدعم في المحطة هاتفياً وبالبريد وشخصياً، ويعيش أغلبها في صندوق البريد الذي وصلت إليه. ولا شيء يُظهر كم منها مفتوح، ولا منذ متى ينتظر، ولا من يُفترض أن يعالجه. وقائمة عليها ملكية وأعمار تغيّر ذلك دون إضافة إجراءات شكلية.
ما الذي تغطيه Help Desk
تصنيفات مطابقة للطريقة التي تنتظم بها العملية فعلاً
إسناد وملكية
فلا تبقى تذكرة دون مسؤول
قواعد تصعيد حين تتجاوز التذكرة حدّها الزمني
وضوح مستوى الخدمة والأعمار عبر القائمة المفتوحة
سجل حلول محفوظ لكل عميل ولكل تصنيف
تُسجَّل مرة واحدة، أينما وصلت
الطلب الذي يصل هاتفياً والطلب الذي يصل بالبريد ينتهيان إلى القائمة نفسها.
تسجيل التذكرة
تُسجَّل من الفرق الداخلية أو نيابةً عن عميل، بالتفاصيل اللازمة للتصرف بشأنها.
التصنيفات
مهيَّأة لتطابق العملية، فلا تُدرَج مشكلة مناولة ومشكلة مستندات معاً.
الأولوية
تُحدَّد عند الاستقبال، وهي ما تُقاس عليه حدود التصعيد.
اسم شخص على كل تذكرة
الإسناد هو الفارق بين قائمة عمل وقائمة أسماء.
الإسناد
كل تذكرة يملكها شخص مسمّى، فلا تبقى واحدة دون تخصيص تنتظر من ينتبه إليها.
التصعيد
قواعد ترفع التذكرة حين تتجاوز حدّها الزمني، بدل الاعتماد على مراجعة أحدهم للقائمة.
إعادة الإسناد
تنتقل الملكية مع بقاء السجل سليماً، فلا يصفّر التسليم العدّاد.
ما الذي نُفِّذ فعلاً
التذكرة المقفلة لا تفيد إلا إذا بيّنت ما الذي حلّها.
الحل
تُقفل بسجل لما نُفِّذ، وهو ما يجعل التذكرة المماثلة التالية أسرع.
مستوى الخدمة والأعمار
القائمة المفتوحة حسب العمر مقابل الحد، فتكون أقدم المشكلات هي الظاهرة.
السجل
محفوظ لكل عميل ولكل تصنيف، فتصبح المشكلات المتكررة قابلة للإثبات بالأدلة.
من يرى ماذا
تُمنح الصلاحيات لكل وحدة ولكل دور على حدة، فيرى شخصان مسجّلان في المنصة نفسها عملاً مختلفاً.
| الدور | ما يعمل عليه الدور |
|---|---|
| مقدّم الطلب | رفع تذكرة ومتابعتها دون ملاحقة أحد |
| موظف الدعم | القائمة المسندة إليه والأعمال المنفَّذة وتسجيل الحل |
| مسؤول الدعم | الإسناد وحدود التصعيد وأعمار القائمة المفتوحة |
| خدمة العملاء | تذاكر تُرفَع نيابةً عن عميل ومرتبطة بحسابه |
| مسؤول النظام | التصنيفات وقواعد التصعيد وصلاحيات الأدوار وإسنادها |
العميل الذي يرفع التذكرة هو العميل على الحساب
تتشارك Help Desk خدمة الهوية وسجل العملاء مع بقية المنصة، فتقع التذكرة المرفوعة على عميل إلى جانب عروض الأسعار والأنشطة والفواتير للشركة نفسها، لا في أداة دعم منفصلة.
- دخول موحَّد مع جوهر STOS وكل وحدة أخرى
- سجل عملاء واحد مشترك مع CRM ومع عمليات المحطة
- التذاكر المتعلقة بالعملاء ظاهرة إلى جانب السجل التجاري
- صلاحيات تُمنح لكل وحدة على حدة، فيكون الوصول محدَّداً لا شاملاً
أسئلة يطرحها المشترون فعلاً
تذاكر CRM شكاوى عملاء تُرفَع على علاقة تجارية وتقع مع سجل المبيعات والخدمة. أما Help Desk فهي القائمة الأوسع، وتشمل الطلبات الداخلية وطلبات تقنية المعلومات التي لا عميل لها. والمشغّلون الذين يديرون الاثنتين يُبقون شكاوى العملاء في CRM وما عداها هنا.
ترفعها قواعد التصعيد متى تجاوزت حدّها الزمني، فتظهر التذكرة غير المجاب عنها من تلقاء نفسها بدل انتظار من يراجع القائمة.
يمكن تسجيل التذاكر من الفرق الداخلية أو نيابةً عن عميل، وترتبط بحساب العميل في الحالتين.
لا، بل مهيَّأة. والغرض أن تطابق الطريقة التي تنتظم بها العملية فعلاً بدل فرض تصنيف دعم عام.
نعم، شأنها شأن كل وحدة إضافية.
شاهد Help Desk على بيانات محطتكم
أحضروا عملاءكم وتعرفاتكم وأحجامكم، ونستعرض الوحدة من أولها إلى آخرها على نظام يعمل.