مدعوم بـ STOS، نظام تشغيل المحطات الذكي
شراء بأثر اعتماد في كل خطوة
طلب الشراء يصبح طلب عروض، وتُقارَن عروض الموردين جنباً إلى جنب، ويُعتمد أمر الشراء، وتُستلم البضاعة مقابله، ثم يُقفل الطلب. ولكل مرحلة اعتمادها وقائمتها، فيفتح كل شخص الوحدة فلا يرى إلا ما ينتظره هو.
كيف تعمل الوحدة
● 8 مراحل
طلب شراء
01اعتماد
02طلب عروض
03عرض سعر
04مقارنة
05أمر شراء
06استلام البضاعة
07إقفال
08الوحدة أثناء العمل
شاشات ملتقطة من التطبيق أثناء تشغيله. وقد استُبدلت أسماء العملاء والموظفين والموردين قبل الالتقاط. وواجهة التطبيق باللغة الإنجليزية.
لماذا وُجدت
الشراء بالبريد الإلكتروني لا يترك أثراً يصلح للتدقيق
في معظم العمليات يبدأ طلب الشراء كرسالة، ويكون الاعتماد رداً عليها، وتعيش مقارنة العروض التي بُني عليها الترسية في صندوق بريد أحدهم. وحين يسأل المدقق لماذا اختير هذا المورد بهذا السعر، يصبح الجواب عملية إعادة بناء. تحتفظ وحدة Procurement بطلب الشراء والاعتمادات وكل عرض مورد والمقارنة التي أنتجت الترسية، كسجلات مرفقة بأمر الشراء نفسه.
ما الذي تغطيه Procurement
قائمة عمل بالطلبات المعتمدة التي تنتظر إجراءً من المشتريات
طلب عروض يصدر إلى موردين محدَّدين بتاريخ إقفال
إدخال عروض الموردين مع تسجيل شروط التسليم والضمان
مقارنة العروض جنباً إلى جنب بين الموردين
بنداً بنداً
أوامر شراء وأوامر خدمات
لكلٍّ اعتماده الخاص
استلام البضاعة مقابل الأمر
بالكميات المستلمة والمعلّقة
إقفال طلب الشراء مقابل الأمر الذي لبّاه
طلبات الشراء
تبدأ من حاجة موثَّقة
يحمل طلب الشراء بنية تصنيفاته ووحدة القياس الخاصة به، فيكون المطلوب واضحاً قبل أن يسعّره أحد.
إجراء طلب الشراء
تسجيل طلب الشراء بنداً بنداً بالتصنيف والتصنيف الفرعي والوصف والوحدة والكمية. يُحفظ كمسودة أو يُرسَل، مع قوائم منفصلة للمسودات والمصحَّحة والمرفوضة، فلا تضيع الطلبات المُعادة.
اعتماد طلبات الشراء
قائمة الاعتماد برقم الطلب ومقدّمه والأولوية والإدارة وتاريخ الإرسال والحالة، وخلف كل طلب سجل الاعتماد الكامل.
التوريد
عروض تُقارَن جنباً إلى جنب
هذا هو الجزء الذي يُنجَز عادةً في جدول بيانات ثم يُرمى. هنا تصبح المقارنة سجلاً مرفقاً بالترسية.
قائمة العمل
طلبات الشراء المعتمدة التي تنتظر إجراءً من المشتريات، بمقدّم الطلب والإدارة وتاريخ الطلب والتاريخ المطلوب والأولوية وحالتي الاعتماد والمشتريات.
طلب عروض الأسعار
طلب عروض يصدر مقابل طلب شراء، بتاريخ إقفال وبالموردين الذين يذهب إليهم، ومنهم موردون مضافون يدوياً. وتُحمَّل بنود الطلب عليه مباشرة.
حالة طلبات العروض
كل طلب عروض بطلب الشراء التابع له وتاريخه وتاريخ إقفاله وإجمالي البنود وإجمالي الموردين والحالة، مع تقرير مجمّع للقائمة كلها.
إدخال عرض المورد
رد كل مورد مسجَّلاً لكل بند: سعر الوحدة والإجمالي وهل السعر ثابت وأيام التسليم وأيام الضمان، مع إرفاق مستند العرض.
مقارنة العروض
الموردون مقارَنون لكل بند على الكمية والوحدة وسعر الوحدة والسعر الإجمالي ويوم التسليم وأيام الضمان، فتُبنى الترسية على العرض كاملاً لا على السعر وحده.
أوامر الشراء
البضائع والخدمات، لكلٍّ اعتماده
شراء الخدمات لا يتصرف كشراء البضائع، فله نوع أمر خاص به بدل إقحامه في النموذج نفسه.
إصدار أمر شراء
أمر شراء يصدر من العرض المُرسى، حاملاً طلب الشراء والمورد اللذين جاء منهما.
اعتمادات أوامر الشراء
أوامر الشراء التي تنتظر الاعتماد، منفصلة عن اعتماد طلبات الشراء فتبقى البوابتان متمايزتين.
إصدار أمر خدمات
أوامر شراء الخدمات للأعمال لا للبضائع، تُصدَر وتُعتمَد على مسارها الخاص.
قائمة أوامر الشراء والخدمات
كل أمر برقمه ونوعه وطلب الشراء التابع له والمورد وتاريخ الأمر والحالة، محتسَباً عبر كل الأوامر وأوامر الشراء وأوامر الخدمات.
الاستلام والإقفال
الدورة تُغلق
أمر الشراء لا ينتهي باعتماده، بل ينتهي بوصول البضاعة وإقفال الطلب الذي تسبب فيه.
استلام البضاعة
إشعار استلام يُسجَّل مقابل أمر الشراء، يوثّق ما وصل فعلاً لا ما طُلب.
حالة إشعارات الاستلام
كل إشعار بأمر الشراء والمورد وتاريخ الاستلام ومن استلم والكمية المطلوبة والمستلمة والمعلّقة والحالة والمرفقات.
الإقفال
إقفال طلب الشراء مقابل أمر الشراء الذي لبّاه، بالمورد والحالة والملاحظات وتاريخ الإقفال.
التقارير
ملخص واحد عبر الدورة كاملة
يقدّم ملخص المشتريات تقريراً عبر كل أنواع المستندات في الوحدة بدل قائمة واحدة في كل مرة.
ملخص المشتريات
مرشَّح حسب الفترة والإدارة ونوع المستند والحالة والمورد والمستخدم الذي سجّل الطلب. يحتسب طلبات الشراء وطلبات العروض والعروض والأوامر وإشعارات الاستلام للفترة، وكلٌّ يفتح القائمة التي خلفه.
الإعداد
القوائم التي يتحكم بها مسؤول النظام
تسع قوائم إعداد تحدّد البنية التي يُسجَّل عليها كل ما عداها. التصنيفات وبنودها تمنح طلبات الشراء مفردات منضبطة، وأدوار الاعتماد تحدّد من يوقّع عند كل بوابة، وإسناد الإدارات يحدّد قائمة من يصل إليها الطلب.
التصنيفاتبنود التصنيفاتالموردونالوحداتالضريبةالإداراتإسناد الأدوارأدوار الاعتمادصلاحيات الأدوار
الأدوار
من يرى ماذا
تُمنح الصلاحيات لكل وحدة ولكل دور على حدة، فيرى شخصان مسجّلان في المنصة نفسها عملاً مختلفاً.
| الدور | ما يعمل عليه الدور |
|---|---|
| مقدّم الطلب | تسجيل طلبات الشراء وتصحيح المُعادة منها ومتابعة طلباته |
| معتمِد الإدارة | قائمة اعتماد إدارته، مع سجل الاعتماد الكامل |
| موظف المشتريات | قائمة العمل وطلبات العروض وعروض الموردين والمقارنة والترسية |
| معتمِد أوامر الشراء | أوامر الشراء وأوامر الخدمات التي تنتظر اعتماده |
| المستودع أو الاستلام | استلام البضاعة مقابل الأمر وتوثيق ما وصل فعلاً |
| المالية | الأوامر والاستلامات ووضع المورد المغذّي لوحدة Accounts |
| مسؤول النظام | التصنيفات والموردون والوحدات والضريبة والإدارات وأدوار الاعتماد والصلاحيات |
كيف تتكامل
المورد في Procurement هو المورد في دفتر الأستاذ
Procurement ليست أداة شراء قائمة بذاتها. فهي تتشارك خدمة الهوية وسجل الموردين مع بقية المنصة، فيتحول الأمر المعتمَد وإشعار الاستلام إلى التزام مستحق في وحدة Accounts دون أن يعيد أحد إدخاله.
- دخول موحَّد مع جوهر STOS وكل وحدة أخرى
- سجل موردين واحد مشترك مع Accounts
- الأوامر والاستلامات المعتمَدة تغذّي أعمار الذمم الدائنة مباشرة
- قطع غيار وحدة Maintenance تُشترى عبر الدورة نفسها
الأسئلة الشائعة
أسئلة يطرحها المشترون فعلاً
يعتمد ذلك على أدوار الاعتماد المهيَّأة للإدارة. تدعم الوحدة بوابة اعتماد لطلب الشراء وبوابة منفصلة لاعتماد أمر الشراء، ويُحفظ سجل الاعتماد الكامل على كل مستند.
ينتقل إلى قائمة المصحَّحة بدل أن يختفي. يصحّحه مقدّم الطلب ويعيد إرساله، ويبقى سجل الإعادة على السجل نفسه.
نعم، وهذا هو الغرض من شاشة المقارنة. يُعرض سعر الوحدة والسعر الإجمالي وأيام التسليم وأيام الضمان لكل بند ولكل مورد، فيمكن الحكم بإنصاف على عرض أرخص لكن بمهلة تسليم أطول.
عبر أمر شراء خدمات، يُصدَر ويُعتمَد على مساره الخاص. فإقحام أعمال الخدمات في أمر بضائع يُفقد التمييز الذي يهم عند الاستلام.
يوثّق إشعار الاستلام ما وصل فعلاً. والكميات المطلوبة والمستلمة والمعلّقة على السطر نفسه، فيبقى التسليم الجزئي ظاهراً حتى يكتمل.
الأوامر المعتمَدة وإشعارات الاستلام تغذّي وحدة Accounts، فينشأ الالتزام المستحق مقابل أمر مُصرَّح به وبضاعة جرى استلامها، لا مقابل فاتورة وصلت بالبريد.
نعم. تُرخَّص الوحدات كلٌّ على حدة، وتُعد Procurement من أكثر الإضافات الأولى شيوعاً لأن أثر الاعتماد الذي تنتجه هو ما يطلبه المدقق عادةً.
شاهد Procurement على بيانات محطتكم
أحضروا عملاءكم وتعرفاتكم وأحجامكم، ونستعرض الوحدة من أولها إلى آخرها على نظام يعمل.